Attendance Procedures

PLEASE FOLLOW THESE PROCEDURES IF YOUR CHILD IS ABSENT

E-Absence will allow parents and guardians to submit and track your student’s absences online! That means no more making last-minute phone calls or sending notes.

E-Absence joins a lineup of features that are already available on the Aspen Parent Portal to manage your student’s school experience. Sign in to your account at ASPEN.CPS.EDU for features including:

●        Checking Assignments

●        Viewing Grades

●        Entering and Tracking Attendance

To access Parent Portal, you must:

●        Be listed as a contact for your student in the Student Information System.

●        Have a valid email in the student’s contact records.

●        Request and submit the validation code sent via email.


Check out the ASPEN Parent Portal Guide and if you have further questions, please refer to CPS Parent Portal Website.


If you need assistance with the setup of your Parent Portal or are having other difficulties with your account, please complete this google form.

Parent/Guardian, please call 773-534-4390, option 2.

A direct phone call/voicemail to the school that communicates the date of the absence, the reason for absence, the absent student’s name, and the name of the person calling and their relationship to the student. Call MUST be made by the parent/guardian.

Emails, text messages, verbal messages to teachers or administrators are not permissible.

According to the guidance parents are to call the office with this information. Family communication that qualifies for excused absence status must meet one of the valid causes for absence. Per CPS policy, the only acceptable reasons for excused absences are: illness, observance of a religious holiday, death in the immediate family, or family emergency.

If your child is absent, due to illness or other acceptable reasons, please call the school by 9:15 a.m. on the day of the absence and send a note to the classroom teacher explaining your child’s absence the day the student returns to school. If your student has had a communicable disease, a doctor’s note is required before he/she may be readmitted to class.

Attendance line: 773-534-4390, option 2

Absences without a valid written or emailed note on file are considered unexcused.

** Please note: once a child is marked absent in the computer, Chicago Public Schools automatically places a telephone call to the student’s home, regardless of whether the child arrived late. The school is unable to stop these automatic telephone calls.

***Early Dismissals may be communicated directly from parent to teacher. No voicemail notification is required. Early dismissal not permitted after 3:15pm.

POR FAVOR SIGA ESTOS PROCEDIMIENTOS SI SU HIJO ESTÁ AUSENTE

 Reportar Ausencias Fácilmente
¡Una gran nueva función está disponible en el Portal para Padres de Aspen!

¡E-Absence permitirá a los padres y tutores enviar y rastrear las ausencias de su estudiante en línea! Eso significa que ya no tendrá que hacer llamadas telefónicas ni enviar notas.

E-Absence se une a una serie de funciones que ya están disponibles en el Portal para padres de Aspen para administrar la experiencia escolar de su estudiante. Inicie sesión en su cuenta en ASPEN.CPS.EDU para funciones que incluyen:

● Verificación de tareas

● Visualización de calificaciones

● Ingreso y seguimiento de la asistencia

Para acceder al Portal de Padres, debe:

●        Be listed as a contact for your student in the Student Information System.

●        Have a valid email in the student’s contact records.

●        Request and submit the validation code sent via email.


Consulte la Guía del Portal para Padres de ASPEN y, si tiene más preguntas, consulte el sitio web del Portal para padres de CPS.

Si necesita ayuda con la configuración de su Portal para padres o tiene otras dificultades con su cuenta, complete este Formulario de Google.

Padre, por favor llame al 773-534-4390, option 2

Una llamada telefónica directa / correo de voz a la escuela que comunica la fecha de la ausencia, el motivo de la ausencia, el nombre del estudiante ausente y el nombre de la persona que llama y su relación con el estudiante. La llamada DEBE ser hecha por el padre/tutor.

Los correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes verbales a los maestros o administradores no son admisibles.

De acuerdo con la orientación, los padres deben llamar a la oficina con esta información. La comunicación familiar que califica para el estado de ausencia justificada debe cumplir con una de las causas válidas para la ausencia. Conforme a  las políticas de CPS, las únicas razones aceptables para las ausencias justificadas son: enfermedad, observancia de un día festivo religioso, muerte en la familia inmediata o emergencia familiar. Si su hijo/a está ausente, debido a una enfermedad u otras razones aceptables, llame a la escuela antes de las 9:15 a.m. el día de la ausencia y envíe una nota a la maestra de la clase explicando la ausencia de su hijo/a el día que el estudiante regrese a la escuela. Si su estudiante ha tenido una enfermedad infecciosa, se requiere una nota del médico antes de que pueda ser readmitido en la clase.

Asistencia line: 773-534-4390, option 2

Las ausencias sin una nota escrita válida o enviada por correo electrónico en el archivo  no se considerarán justificadas.

** Tenga en cuenta: una vez que el estudiante está marcado como ausente en la computadora, las Escuelas Públicas de Chicago realizan automáticamente una llamada telefónica a la casa del estudiante, independientemente de si el niño/a llegó tarde. La escuela no puede evitar estas llamadas telefónicas automáticas.

***Salidas tempranas pueden ser comunicadas directamente de padres a maestros. No se requiere ninguna notificación de correo de voz. No se permite la salida anticipada después de las 3:15pm.

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